Isbutikken har travlt om sommeren, håndværkeren i den mørke vintertid, og blomsterhandleren op mod mors dag og jul. For mange lokale virksomheder svinger omsætningen kraftigt gennem året, mens huslejen, lønnen og leverandørerne skal betales hver måned, uanset hvordan salget går.
Svingningerne er ikke i sig selv et problem. Problemet opstår, når regnskabet bliver planlagt, som om hver måned var ens. Her får du en række konkrete greb til at holde styr på økonomien, både i de travle og de stille perioder.
Start med at kortlægge dit eget år
Det mest værdifulde udgangspunkt er dine egne tal. Find omsætning og udgifter måned for måned for de seneste år, hvis du har dem. Det kan du hente i regnskabsprogrammet, i kasseapparatet eller hos din revisor eller bogholder.
Se efter mønstre. Hvilke måneder er de stærke, og hvilke er de svage? Kommer toppene på samme tidspunkt hvert år, eller flytter de sig med vejret, ferier eller lokale begivenheder? Er der måneder, hvor omsætningen falder, men udgifterne ikke gør det? Har du kun drevet virksomhed i et enkelt år, så brug det, du har, og supplér med erfaringer fra andre i din branche eller fra din brancheforening.
Spørg dig selv, hvad der skaber sæsonen. Er det vejret, skoleferier, højtider, byens begivenheder eller turister? Når du kender årsagen, kan du bedre forudse, hvornår toppen og bunden kommer, og hvor sikre du kan være på, at mønsteret gentager sig.
Lav et likviditetsbudget frem for kun et årsbudget
Et årsbudget fortæller, om du samlet set kan tjene penge. Et likviditetsbudget fortæller, om der er penge på kontoen den dag, regningen forfalder. Når omsætningen svinger, er det den sidste oplysning, der afgør, om du kommer sikkert gennem året.
Et likviditetsbudget kan laves i et regneark. Skriv måned for måned, hvad du forventer at få ind, og hvad du skal betale ud: husleje, løn, varekøb, forsikringer, abonnementer, afdrag og moms. Så ser du, i hvilke måneder kontoen bliver tom, før det sker. Opdatér budgettet løbende, så det ikke kun er et dokument, du laver én gang om året.
Læg en reserve til, mens det går godt
Det mest enkle værktøj er også det, mange springer over: at lægge penge til side i de gode måneder, så de dækker de svage. En travl sommer er ikke det samme som overskud, hvis halvdelen af pengene allerede er øremærket til vinterens husleje og løn.
Opret en separat konto til formålet, og overfør et fast beløb, hver gang der er en stærk måned. Hvor stor reserven skal være, afhænger af dine faste udgifter og af, hvor længe den stille periode typisk varer. Brug dit likviditetsbudget til at regne det ud. Så kan du se, hvor meget du mangler i den dårligste måned, og hvor lang tid du skal bruge på at spare det op.
Husk også din egen indtægt. Er du selvstændig, er det fristende at tage mere ud i de gode måneder og mindre i de dårlige. Det gør privatøkonomien lige så ujævn som virksomhedens. Mange får det til at fungere bedre ved at fastsætte et fast månedligt beløb, som virksomheden kan bære året rundt. Hvordan du kan tage penge ud af virksomheden, afhænger af din virksomhedsform og af skattereglerne, så tal det igennem med din revisor.
Husk, hvad der skal betales, og hvornår
Moms og skat følger ikke din omsætning måned for måned. En stor sommer kan efterlade en tilsvarende stor momsregning, der forfalder, når kassen er ved at være tom. Tjek de aktuelle regler og frister hos Skat eller din revisor, og læg pengene til side, så snart de kommer ind. Det er ikke dine penge.
Det samme gælder feriepenge og andre forpligtelser over for medarbejdere, hvis du har nogen. Overblikket over, hvad der falder hvornår, er en fast del af likviditetsbudgettet.
Gør omkostningerne mere fleksible
Du kan ikke ændre på alt, men det er værd at gennemgå dine udgifter og dele dem op i faste og variable. De faste udgifter, som husleje og forsikring, løber videre i de stille måneder. De variable følger salget, fx råvarer, emballage og timelønnede medarbejdere.
Medarbejdere og åbningstider
Mange tilpasser bemandingen efter sæsonen med flere timer, deltid eller vikarer i højsæsonen. Overvej også, om åbningstiderne skal følge året. Det er ikke altid, der er nogen, der kommer en tirsdag aften i februar. Husk, at ansættelsesaftaler og overenskomster sætter rammer for, hvordan du kan ændre arbejdstid, så få det afklaret, før du ændrer noget.
Lager og indkøb
Et stort lager lige før højsæsonen binder mange penge. Spørg dine leverandører, om du kan få delleveringer, længere betalingsfrister eller returret på varer, der ikke sælger. Omvendt kan det betale sig at købe ind i god tid til varer, der bliver dyrere eller mangelvare i sæsonen. Det kræver, at du har overblik over, hvad der faktisk er solgt tidligere år.
Betaling fra kunderne
Du kan også få betalingen tidligere. Forudbestillinger, depositum på større opgaver, abonnementer og gavekort flytter indtægter frem til perioder, hvor du har brug for dem. Det gælder især, hvis kunderne alligevel ved, at de skal bruge dig. Sørg for, at vilkårene er tydelige, og at du ikke bruger penge, som du senere skal levere noget for.
Brug de stille perioder aktivt
Lavsæsonen behøver ikke være spildtid. Det er her, du har overskud til at gøre det, der bliver glemt i højsæsonen: vedligeholde udstyr, male lokalet, opdatere hjemmesiden og sortimentet, kontakte tidligere kunder og planlægge næste sæson. Mange tager også ferie i de stille måneder, hvor det koster mindst i tabt omsætning.
Du kan også overveje, om du kan tilbyde noget, der sælger på et andet tidspunkt af året. En butik kan fx lave gaveindkøb eller arrangementer uden for sæsonen, og en håndværker kan tage opgaver, der kan planlægges inden for en bestemt periode. Det kræver ikke en ny forretning, men kan fylde hullerne en smule.
Tal med banken, før du har brug for den
Selv med en god plan kan der komme måneder, hvor pengene ikke rækker. Så kan det være en hjælp med en kassekredit eller en anden form for finansiering, men det er nemmest at få aftalt, mens virksomheden ser sund ud, og ikke når kontoen allerede er tom. Tag likviditetsbudgettet med, og forklar, hvordan dit år ser ud. En bank, der kender din sæsonrytme, er bedre rustet til at hjælpe.
Husk, at lån og kredit koster renter og kan være en dårlig løsning, hvis problemet er, at virksomheden ikke tjener nok. Brug dem til at udjævne, ikke til at dække et permanent underskud. En revisor kan hjælpe dig med at se forskel.
Sådan kommer du i gang
Du behøver ikke gøre det hele på én gang. Begynd med at hente tallene for de seneste måneder og år og lav et enkelt likviditetsbudget for de næste tolv måneder. Opret en reservekonto og afsæt et fast beløb i de stærke måneder. Aftal et møde med din revisor eller bank, og få styr på, hvornår moms og skat skal betales. Når overblikket er der, bliver sæsonudsvingene noget, du kan planlægge efter i stedet for noget, der overrasker dig.
