En kunde beder om en pris på en ny terrasse, en renovering af badeværelset eller en årlig serviceaftale. Du bruger en aften på at regne på det, sender et par linjer og hører ikke mere. Kunden har ikke nødvendigvis sagt nej. Måske har vedkommende bare ikke forstået, hvad prisen dækker, eller hvad der sker som det næste.
Et godt tilbud gør to ting: Det beskriver opgaven så klart, at kunden kan se, hvad vedkommende får. Og det gør det let at sige ja. Her er, hvordan du griber det an, uden at det bliver til en stak papirarbejde.
Tilbud eller overslag: forskellen betyder noget
Mange bruger ordene i flæng, men de er ikke det samme. Et tilbud er en fast pris på et nærmere beskrevet stykke arbejde. Når kunden siger ja inden for den frist, du har sat, er du bundet af prisen. Et overslag er dit bedste bud på, hvad opgaven kommer til at koste, men det er ikke en fast pris. Regningen kan blive højere eller lavere, afhængigt af hvor meget tid og hvor mange materialer der går.
Forskellen har stor betydning, hvis det løber skævt. Giver du et overslag, og slutregningen ender langt over, kan kunden med rette blive vred, selv om overslaget ikke var en fast pris. Et overslag skal bygge på et realistisk skøn, og du bør sige til, så snart du kan se, at det bliver væsentligt dyrere.
Skriv derfor tydeligt i toppen af dokumentet, hvad det er. Står der “Tilbud”, skal kunden kunne regne med prisen. Står der “Overslag”, skal det fremgå, hvad der er usikkert, og hvornår du giver besked, hvis prisen flytter sig. Er du i tvivl om, hvordan reglerne rammer netop din type opgaver, især over for private kunder, så spørg din brancheorganisation eller en advokat. Mange brancher har også standardvilkår, som du kan læne dig op ad, og som kunden kan se, hvis du henviser til dem.
Beskriv opgaven, så kunden kan genkende den
Det vigtigste i et tilbud er ikke prisen, men beskrivelsen. Kunden skal kunne læse den og tænke: “Ja, det er det, jeg har bedt om.” Skriv ikke “Maling af stue”, men hvad der faktisk sker: hvilke vægge og lofter, om der spartles og slibes først, hvor mange strøg og hvem der flytter møbler.
Tænk over, hvad du plejer at blive spurgt om bagefter, og skriv det ind på forhånd. Det sparer misforståelser og kan flytte en kunde, der er i tvivl.
Gode spørgsmål at have med i beskrivelsen:
- Hvad er med i prisen, og hvad er ikke? Fx bortskaffelse af affald, materialer, kørsel og oprydning.
- Hvilke forudsætninger bygger prisen på? Fx at der er adgang til strøm og vand, eller at underlaget er i orden.
- Hvornår kan du starte, og hvor lang tid regner du med at bruge?
Vær ærlig om det, du ikke kan se
Mange opgaver gemmer overraskelser: råd bag et gulv, rør der ikke ligger, som tegningen siger, eller en væg, der viser sig at være bærende. Det er en del af faget, og kunder forstår det, når de hører det i tide.
Skriv derfor, hvad du ikke kan vurdere, før du går i gang, og hvad prisen forudsætter. Aftal også, hvordan du håndterer det, hvis du støder på noget uventet. Mange vælger en simpel ordning: Du stopper, giver besked, og kunden siger ja eller nej til ekstraarbejdet, før du går videre. Gør det gerne skriftligt, også selv om det bare er en kort mail eller sms. Det giver ro på begge sider, og det er den bedste måde at undgå en uenighed ved slutregningen.
Gør prisen let at forstå
En kunde, der skal sammenligne tre tilbud, har sjældent forstand på timepriser og materialeavance. Vedkommende vil vide, hvad det hele koster, og om der kommer mere til. Så skriv slutprisen tydeligt, og sig om den er med eller uden moms. Private kunder regner normalt med priser inklusive moms, mens erhvervskunder ofte tænker i priser uden. Hvis du vil være sikker på, hvordan moms og eventuelle fradrag skal omtales, så spørg din revisor eller tjek hos Skat.
Del gerne prisen op i få, forståelige poster i stedet for én samlet sum. Så kan kunden se, hvad der er arbejdsløn, og hvad der er materialer, og det gør det lettere at tale om, hvis vedkommende vil have noget fjernet eller ændret. Men undgå en lang liste med små beløb, der virker uoverskuelig.
Overvej også at give valgmuligheder. Et tilbud med en grundløsning og et par tilvalg giver kunden en følelse af at bestemme selv. Det er ofte nemmere at sige ja til noget, man selv har været med til at sammensætte.
Sæt en frist og skriv, hvad næste skridt er
Et tilbud uden frist kan hænge i luften i månedsvis, og så ændrer materialepriserne sig, mens du stadig er bundet. Skriv derfor, hvor længe tilbuddet gælder, og hvad der sker, hvis kunden ikke når at svare.
Skriv også helt konkret, hvordan kunden siger ja. Det kan være et svar på mailen, en underskrift eller en bekræftelse på sms, alt efter hvad der passer til opgavens størrelse. Jo færre skridt, jo flere ja. Nævn også, hvad der sker bagefter: hvornår du kontakter kunden for at aftale start, om der er et aconto-beløb, og hvornår der skal betales.
Følg op, uden at presse
De fleste tilbud bliver ikke besvaret af sig selv. Kunden har travlt, har glemt det eller er usikker. Et kort, venligt opfølgningsopkald nogle dage efter er hverken pågående eller uhøfligt. Det viser, at du gerne vil have opgaven.
Spørg åbent: “Har du nået at kigge på tilbuddet? Er der noget, jeg skal forklare nærmere?” Så får du ofte at vide, om det er prisen, tidsplanen eller noget helt tredje, der holder kunden tilbage. Og du kan rette det, hvis det er noget, du kan gøre noget ved.
Hører du ikke noget efter anden henvendelse, så lad det hvile. Skriv gerne en kort afslutning om, at tilbuddet udløber den dag, og at kunden er velkommen til at vende tilbage. Så står døren åben, uden at du har jagtet nogen.
Lær af de nej, du får
Et nej er information. Spørg høfligt, hvorfor kunden valgte anderledes. Svarene er sjældent så ubehagelige, som man frygter, og de fortæller dig, om du er for dyr, for langsom eller bare for uklar. Noter svarene, og se efter mønstre efter et par måneder. Måske mister du kunder, fordi du er sen til at sende tilbud, og så er det tiden og ikke prisen, du skal arbejde med.
Kort sagt
Et tilbud, som kunden siger ja til, er klart, konkret og let at svare på. Skriv, om det er et tilbud eller et overslag. Beskriv opgaven i kundens sprog, vær åben om det, du ikke kan se, og sæt en frist. Følg op én gang eller to, og spørg, hvis svaret er nej. Brug en gang i denne uge på at gennemgå dit sidste tilbud, som om du selv var kunden. Hvad ville du undre dig over?
